Datenschutzrichtlinien

1. Worum es in dieser Datenschutzerklärung geht

Der Schutz Ihrer Personendaten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie die Academia Group Switzerland AG und ihre Tochtergesellschaften Academia Schools AG und Academia Education AG Personendaten bearbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen, unsere Angebote nutzen, sich bei uns bewerben oder anderweitig mit uns in Beziehung stehen.

2. Wer ist für die Datenbearbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist:

Academia Group Switzerland AG
Viaduktstrasse 42
4051 Basel
Schweiz

sowie die Tochtergesellschaften
Academia Education AG
Schützengasse 11
8001 Zürich

und
Academia Schools AG
Binzmühlestrasse 15
8050 Zürich

E-Mail:
Website: https://academia-group.ch/

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte haben, können Sie sich jederzeit an diese Kontaktadresse wenden.

3. Welche Personendaten wir bearbeiten

Wir bearbeiten je nach Anlass unterschiedliche Kategorien von Personendaten. Dazu gehören insbesondere:

  • Stammdaten wie Name, Vorname, Adresse, Sprache, Geburtsdatum, Funktion oder Unternehmen
  • Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Postadresse
  • Kommunikationsdaten wie Inhalte von E-Mails, Kontaktformularen, Mitteilungen oder sonstiger Korrespondenz
  • Vertrags- und Anmeldedaten wie Angaben im Zusammenhang mit Schul-, Kurs-, Beratungs-, Betreuungs-, Event- oder sonstigen Anmeldungen
  • Bewerbungsdaten wie Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome, Motivationsschreiben, Referenzen und weitere von Ihnen eingereichte Unterlagen
  • Nutzungsdaten wie Informationen über die Nutzung unserer Website, eingesetzte Geräte, Browser-Einstellungen, IP-Adresse, Zeitpunkte des Zugriffs sowie Logdaten
  • Präferenz- und Interaktionsdaten wie Interessen, Reaktionen auf Newsletter, Öffnungs- und Klickraten, soweit solche Auswertungen durchgeführt werden
  • Abrechnungs- und Zahlungsdaten, soweit dies im Rahmen von Verträgen oder Buchungen erforderlich ist
  • Sonstige Daten, die Sie uns freiwillig mitteilen oder die im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Angebote anfallen
  • Ergebnisse aus Aufgaben und Tests, die im Rahmen der Nutzung der Plattform NEO-LMS erhoben oder generiert werden

Soweit dies im Einzelfall erforderlich ist, können wir auch besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des schweizerischen Datenschutzrechts bearbeiten, zum Beispiel gesundheitsbezogene Angaben, Angaben zu Unterstützungsbedarf oder andere sensible Informationen, sofern dies für die Erbringung unserer Leistungen, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder mit Ihrer Einwilligung notwendig ist.

4. Zu welchen Zwecken wir Personendaten bearbeiten

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:

a) Betrieb unserer Website
Wir bearbeiten Daten, um unsere Website bereitzustellen, ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten, technische Probleme zu beheben und die Nutzung unserer Website zu analysieren und zu verbessern.

b) Kommunikation
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder auf anderem Weg kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Angaben und Ihre Mitteilung, um Ihr Anliegen zu bearbeiten, mit Ihnen zu kommunizieren und Anschlussfragen zu klären, Beratungsgespräche zu organisieren oder Informationen zu unseren Angeboten bereitzustellen.

Dies betrifft insbesondere:

  • Identifikations- und Kontaktdaten
  • Inhalt Ihrer Mitteilung
  • Zeitpunkt und Rahmen der Kontaktaufnahme
  • weitere Angaben, die Sie uns freiwillig übermitteln

c) Anmeldungen und Vertragsabwicklung
Wir bearbeiten Daten, um Anmeldungen für Schulen, Kurse, Programme, Beratungen, Veranstaltungen oder andere Leistungen entgegenzunehmen und zu bearbeiten, Verträge vorzubereiten, abzuschliessen und zu erfüllen sowie die damit verbundenen administrativen Abläufe zu organisieren.

d) Betreuung von Schülerinnen, Schülern, Eltern, Kursteilnehmenden und weiteren Kontaktpersonen
Wir bearbeiten Daten, um unsere Bildungs- und Betreuungsleistungen zu organisieren und durchzuführen, Lern- und Entwicklungsprozesse zu begleiten, mit Eltern oder Kontaktpersonen zu kommunizieren und die Qualität unserer Angebote sicherzustellen.

e) Bewerbungsverfahren
Wir bearbeiten Personendaten von Bewerberinnen und Bewerbern, um Bewerbungen zu prüfen, Auswahlverfahren durchzuführen, Gespräche zu organisieren und Stellen zu besetzen.

f) Marketing und Information über unsere Angebote
Wir bearbeiten Daten, um über unsere Angebote, Veranstaltungen, Neuigkeiten und Dienstleistungen zu informieren, Newsletter zu versenden, die Reichweite unserer Kommunikation zu analysieren und unsere Angebote gezielt weiterzuentwickeln, soweit dies rechtlich zulässig ist.
Wenn Sie unseren Newsletter oder ähnliche Informationen abonnieren, bearbeiten wir die dafür erforderlichen Personendaten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und – soweit von Ihnen angegeben – Ihren Namen sowie weitere freiwillige Angaben.
Für den Versand unseres Newsletters verwenden wir Mailchimp, einen Dienst von The Rocket Science Group LLC d/b/a Mailchimp, USA. Über Mailchimp verwalten wir Empfängerlisten, versenden Newsletter und werten – soweit aktiviert – aus, wie unsere Newsletter genutzt werden.

Im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

  • E-Mail-Adresse
  • Name und weitere freiwillige Angaben
  • Zeitpunkt der Anmeldung
  • technische Informationen zum Versand und zur Zustellung
  • Informationen darüber, ob ein Newsletter geöffnet wurde
  • Informationen darüber, welche Links angeklickt wurden
  • Informationen über Abmeldungen, unzustellbare Nachrichten oder sonstige Interaktionen mit dem Newsletter

Wir bearbeiten diese Daten, um Ihnen Newsletter und weitere Informationen zu unseren Angeboten zuzustellen, unsere Kommunikation zu verbessern und die Nutzung unserer Newsletter statistisch auszuwerten.
Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt grundsätzlich freiwillig. Soweit erforderlich, holen wir Ihre Einwilligung für den Newsletter-Versand ein. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink im jeweiligen Newsletter oder durch Mitteilung an uns.
Im Zusammenhang mit dem Einsatz von Mailchimp kann es zu einer Bearbeitung von Personendaten in den USA oder in anderen Staaten kommen. Mailchimp gibt an, für bestimmte internationale Datenübermittlungen nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert zu sein; ergänzend verweist Mailchimp auf vertragliche Schutzmechanismen, insbesondere im Rahmen seines Data Processing Addendum.
Weitere Informationen zur Datenbearbeitung durch Mailchimp finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Mailchimp.

g) Veranstaltungen und Events
Wenn Sie sich für eine unserer Veranstaltungen anmelden oder an einem Event teilnehmen, bearbeiten wir die dafür erforderlichen Personendaten, insbesondere Ihre Kontakt- und Anmeldedaten sowie weitere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit der Veranstaltung mitteilen.
Für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen verwenden wir die Eventmanagement-Plattform Evenito der evenito AG, Schweiz. Über Evenito können insbesondere Event-Websites, Einladungen, Anmeldungen, Teilnehmerlisten, eventbezogene Kommunikation und organisatorische Abläufe verwaltet werden. Evenito beschreibt seine Plattform als Event-Management-Software mit Funktionen unter anderem für Guest Management, E-Mail-Kommunikation und Reporting.

Im Zusammenhang mit Veranstaltungen können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

  • Name und Vorname
  • Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Unternehmen
  • Anmeldedaten und Teilnahmestatus
  • Angaben zu Begleitpersonen
  • eventbezogene Präferenzen und organisatorische Angaben
  • Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Einladungen, Bestätigungen und Reminder-Nachrichten
  • gegebenenfalls Check-in- oder Teilnahmeinformationen

Wir bearbeiten diese Daten, um Veranstaltungen zu planen, Anmeldungen zu verwalten, mit Teilnehmenden zu kommunizieren, die Durchführung von Events sicherzustellen und die Nachbereitung unserer Veranstaltungen zu organisieren.
Soweit Evenito in unserem Auftrag Personendaten bearbeitet, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsbearbeitung. Evenito weist auf hohe Sicherheitsstandards hin, insbesondere auf eine ISO-27001-Zertifizierung sowie Hosting in der Schweiz.
Weitere Informationen zur Datenbearbeitung durch Evenito finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Evenito.

h) Sicherheit und Missbrauchsprävention
Wir bearbeiten Daten zur Gewährleistung der IT-Sicherheit, zur Verhinderung von Missbrauch, zur Aufklärung von Vorfällen sowie zur Wahrung und Durchsetzung unserer Rechte.

i) Erfüllung gesetzlicher Pflichten
Wir bearbeiten Daten, um rechtliche und regulatorische Pflichten einzuhalten, insbesondere Aufbewahrungs-, Dokumentations-, Auskunfts- oder Mitwirkungspflichten.

5. Auf welcher Grundlage wir Personendaten bearbeiten

Wir stützen die Bearbeitung Ihrer Personendaten auf die in der Schweiz gültige Rechtsprechung.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

6. Woher die Personendaten stammen

Wir erhalten Personendaten in erster Linie:

  • direkt von Ihnen
  • von Eltern, Erziehungsberechtigten, Kontaktpersonen oder bevollmächtigten Vertretungen
  • im Rahmen von Anmeldungen, Bewerbungen, Formularen, Telefonaten, E-Mails oder persönlichen Gesprächen
  • bei der Nutzung unserer Website
  • von beteiligten Schulen, Partnern, Dienstleistern oder Behörden, soweit dies zulässig ist
  • aus öffentlich zugänglichen Quellen, zum Beispiel beruflichen Netzwerken oder öffentlichen Registern, soweit dies im Einzelfall erforderlich und zulässig ist

7. An wen wir Personendaten weitergeben

Empfänger können insbesondere sein:

  • Gesellschaften der Academia Group
  • IT-, Hosting-, Support- und Cloud-Dienstleister
  • Anbieter von Website-, Analyse-, Newsletter-, CRM-, Formular- oder Bewerbungsdiensten
  • Zahlungsdienstleister, Banken und Treuhänder
  • externe Beraterinnen und Berater, etwa in den Bereichen Recht, Steuern, Revision oder Compliance
  • sonstige Dienstleister
  • Behörden, Gerichte oder andere öffentliche Stellen
  • Kooperationspartner, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist
  • weitere Empfänger, soweit Sie uns dazu beauftragen oder wir dazu gesetzlich verpflichtet sind

Wenn wir Dienstleister einsetzen, stellen wir durch geeignete vertragliche und organisatorische Massnahmen sicher, dass Ihre Daten angemessen geschützt werden.

8. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Wir können Personendaten auch an Empfänger im Ausland bekanntgeben, insbesondere wenn wir Dienstleister oder technische Lösungen mit Sitz im Ausland einsetzen oder diese Daten in Ländern bearbeiten, aus denen auf unsere Systeme zugegriffen wird. Dies kann potentiell alle Länder weltweit einschliessen.
Befindet sich ein Empfänger in einem Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau nach schweizerischem Recht, treffen wir geeignete Massnahmen zum Schutz Ihrer Personendaten. Dazu gehören insbesondere:

  • vertragliche Garantien, zum Beispiel anerkannte Standardvertragsklauseln
  • eine Bekanntgabe an Empfänger, die einem anerkannten Datenschutzrahmen unterstehen
  • eine Bekanntgabe gestützt auf Ihre ausdrückliche Einwilligung oder eine gesetzliche Ausnahme, soweit anwendbar, insbesondere wenn Sie in die entsprechende Bekanntgabe eingewilligt haben oder wenn die Bekanntgabe für die Vertragsabwicklung, für die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder für überwiegende öffentlichen Interessen erforderlich ist.

9. Wie lange wir Personendaten aufbewahren

Wir bearbeiten und speichern Personendaten so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder solange wir ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung haben. Darüber hinaus bewahren wir Personendaten auf, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen oder Ansprüche geltend gemacht werden können.

Beispiele:

  • Vertrags- und Kundendaten: während der Vertragsdauer und darüber hinaus gemäss gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und für die Dauer von Verjährungsfristen.
  • Bewerbungsdaten: bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens und während einer angemessenen Frist danach, sofern keine längere Aufbewahrung mit Einwilligung erfolgt.
  • Technische Logdaten: für eine begrenzte Dauer, soweit dies für Sicherheit, Stabilität und Fehleranalyse erforderlich ist.

Sobald Personendaten für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um Personendaten gegen unbefugte Bearbeitung, Verlust, Zerstörung, Veränderung oder unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsregelungen, Berechtigungskonzepte, Schutz unserer IT-Systeme, Datensicherungen und interne Prozesse zum Umgang mit Datenschutzvorfällen.
Trotz angemessener Schutzmassnahmen kann die Datenübertragung über das Internet Sicherheitslücken aufweisen. Eine absolute Sicherheit kann deshalb nicht garantiert werden.

11. Ihre Rechte

Sie haben bestimmte Rechte, eine Kopie Ihrer Personendaten anzufragen bzw. auf unsere Bearbeitung dieser Daten Einfluss zu nehmen. Dazu gehören unter den Voraussetzungen und im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts die folgenden Rechte:

  • Auskunft: Sie können Auskunft verlangen, ob wir Personendaten über Sie bearbeiten, und falls ja welche, und weitere Angaben über unsere Datenbearbeitung.
  • Berichtigung und Einschränkung: Sie können unrichtige Personendaten berichtigen und unvollständige Daten vervollständigen und die Bearbeitung ihrer Daten einschränken lassen.
  • Löschung und Widerspruch: Sie können Personendaten löschen lassen und der Bearbeitung Ihrer Daten mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Sie können insbesondere aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Bearbeitung von Daten Widerspruch einlegen, die wir gestützt auf unser berechtigtes Interesse verarbeiten. Zudem können Sie jederzeit der Datenbearbeitung zum Zwecke der Direktwerbung widersprechen.
  • Übertragung: Sie können die Personendaten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten, soweit die entsprechende Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
  • Widerruf: Soweit wir Daten auf Basis Ihrer Einwilligung bearbeiten, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf gilt nur für die Zukunft, und wir behalten uns vor, Daten im Fall eines Widerrufs gestützt auf eine andere Grundlage weiterhin zu bearbeiten.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter kontaktieren. In der Regel müssen wir dabei Ihre Identität prüfen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das geltende Datenschutzrecht verstösst, können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Für die Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

12. Website-Nutzung

Wenn Sie unsere Website besuchen, können auf unseren Servern oder bei unseren Hosting-Dienstleistern technische Daten automatisiert erfasst werden. Dazu gehören insbesondere:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • aufgerufene Inhalte
  • Referrer-URL
  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Geräteinformationen
  • Fehlermeldungen und Systemereignisse

Diese Daten werden insbesondere zur Sicherstellung des Betriebs, zur Optimierung der Website, zur Fehleranalyse sowie zur Gewährleistung der Sicherheit und Integrität unserer Systeme bearbeitet.

13. Cookies, serverseitiges Tracking und ähnliche Technologien

Wir verwenden auf unserer Website Cookies und ähnliche Technologien. Dazu gehört auch serverseitiges Tracking über JENTIS. JENTIS ist eine serverseitige Tracking- und Datenverarbeitungsplattform, über die Nutzungs- und Ereignisdaten zunächst kontrolliert erfasst und anschliessend – je nach Konfiguration und erteilter Einwilligung – an angebundene Analyse- und Marketingdienste weitergeleitet werden können. JENTIS beschreibt seine Lösung selbst als serverseitige Tracking- und Tag-Management-Plattform mit Fokus auf Datenkontrolle, Consent-Steuerung und der Möglichkeit, Daten vor der Weitergabe serverseitig zu transformieren, zu pseudonymisieren oder zu anonymisieren.
Im Unterschied zu rein browserbasierten Tracking-Lösungen erfolgt ein Teil der Datenverarbeitung bei diesem Ansatz nicht direkt zwischen Ihrem Endgerät und einzelnen Drittanbietern, sondern zunächst über eine von uns eingesetzte serverseitige Infrastruktur. Dadurch können wir besser steuern, welche Daten zu welchen Zwecken und an welche Empfänger übermittelt werden. JENTIS dokumentiert dazu insbesondere serverseitige Datenerfassung, Event-Weiterleitung sowie granulare Consent- und Vendor-Steuerung.

Im Rahmen dieser Technologien können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

  • IP-Adresse bzw. gekürzte oder technisch verarbeitete IP-Informationen
  • technische Angaben zu Gerät, Browser und Betriebssystem
  • Informationen über Seitenaufrufe, Verweildauer und Interaktionen
  • Ereignisdaten wie Klicks, Formularnutzungen oder Conversions
  • Consent-Informationen und Präferenzen
  • je nach Konfiguration weitere Daten aus Formularen oder aus der Website-Datenebene

JENTIS unterstützt die Anbindung eines Consent-Management-Systems und die Verarbeitung von Einwilligungsinformationen auf Ebene der jeweiligen angebundenen Anbieter. Dadurch kann gesteuert werden, ob und in welchem Umfang Daten an Analyse-, Marketing- oder sonstige Drittdienste weitergegeben werden.
Soweit gesetzlich erforderlich, holen wir für nicht notwendige Technologien und für die damit verbundene Datenweitergabe Ihre Einwilligung ein. Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über unser Consent-Management anpassen.
Sie können Cookies ausserdem in Ihrem Browser verwalten, einschränken oder löschen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dadurch einzelne Funktionen unserer Website beeinträchtigt sein können

14. Analyse- und Tracking-Dienste

Wir nutzen JENTIS als zentrale Plattform für die serverseitige Erfassung, Verwaltung und Weiterleitung von Tracking- und Ereignisdaten. Über JENTIS können Daten – abhängig von Ihrer Einwilligung, unseren Einstellungen und den eingesetzten Diensten – an weitere Analyse-, Statistik- oder Marketinganbieter übermittelt werden.
Der Einsatz von JENTIS ermöglicht es uns insbesondere, Datenflüsse zentral zu steuern, Einwilligungen systematisch zu berücksichtigen und die Weitergabe von Daten an Drittanbieter technisch kontrollierter auszugestalten.
Je nach eingesetzten Diensten können über diese Infrastruktur insbesondere Daten über die Nutzung unserer Website, Interaktionen mit Inhalten, technische Merkmale Ihres Endgeräts sowie Informationen über Kampagnen- oder Conversion-Ereignisse bearbeitet werden.
Weitere Informationen zu den konkret eingesetzten Drittanbietern und zur jeweiligen Datenbearbeitung finden Sie – soweit anwendbar – in den entsprechenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.
Über JENTIS können – je nach Einwilligung und Konfiguration – insbesondere folgende Drittanbieter eingebunden sein: Google Analytics, Google Ads, Meta, LinkedIn, YouTube.

15. Einsatz von Systemen und Dienstleistern

Zur Erbringung unserer Leistungen, zur Organisation unseres Schul- und Kursbetriebs, zur Kommunikation, zur Administration, zur Durchführung von Prüfungen, zur Bearbeitung von Bewerbungen sowie für Marketing- und Analysezwecke setzen wir verschiedene interne und externe Systeme und Dienstleister ein.
Diese Systeme unterstützen uns insbesondere in den Bereichen Finanz- und Lohnadministration, Personalwesen, Schulverwaltung, Lernmanagement, Prüfungsadministration, Bürokommunikation, Projektorganisation, Online-Meetings, Umfragen, Websiteanalyse, Online-Marketing, Karten- und Videodienste sowie Bewerbungsmanagement.

Dabei können je nach Zweck und Nutzung insbesondere folgende Personendaten bearbeitet werden:

  • Stamm- und Kontaktdaten
  • Schüler-, Eltern-, Kunden-, Kandidaten- und Mitarbeitendendaten
  • Vertrags-, Abrechnungs-, Finanz- und Lohndaten
  • Kurs-, Klassen-, Stundenplan-, Leistungs-, Bewertungs- und Absenzdaten
  • Prüfungsanmeldedaten, Identifikationsdaten, Prüfungsresultate und Zertifikatsdaten
  • Kommunikationsinhalte, E-Mails, Kalenderdaten, Dokumente, Dateien und Anhänge
  • Bewerbungsunterlagen, Angaben zu Ausbildung, Qualifikationen und Berufserfahrung
  • Nutzungs-, Geräte-, Browser-, Verbindungs-, Protokoll- und Diagnosedaten
  • IP-Adressen, Cookie-IDs, Interaktionsdaten sowie Informationen zu Websitebesuchen, Werbekontakten und Conversions

Soweit wir externe Dienstleister einsetzen, bearbeiten diese Personendaten entweder in unserem Auftrag oder – soweit gesetzlich vorgesehen – in eigener Verantwortung. Wir achten darauf, dass Personendaten nur im erforderlichen Umfang bearbeitet werden und treffen angemessene vertragliche, organisatorische und technische Massnahmen zum Schutz der Daten.
Einige Dienstleister können ihren Sitz oder Serverstandorte ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums haben, insbesondere in den USA, im Vereinigten Königreich oder in Australien. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, zum Beispiel durch Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Garantien, soweit diese rechtlich erforderlich sind.

16. Administration, Planung, Office und Kommunikation

Für administrative und organisatorische Zwecke nutzen wir Systeme in den Bereichen ERP, Finanz- und Lohnadministration, HR-Prozesse, Bürokommunikation, Dateiablage, Zusammenarbeit, Terminverwaltung, Projektplanung, interne Prozesssteuerung, Online-Meetings, Webinare, Umfragen und Formulare.
Dazu gehören insbesondere Abacus, Microsoft 365, Trello, Zoom und SurveyMonkey.
Je nach Nutzung können dabei insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Vertrags- und Personaldaten, Finanz- und Lohndaten, Abrechnungsdaten, Kommunikationsdaten, Kalenderdaten, Dokumente und Dateien, Aufgaben- und Projektinhalte, Kommentare, Audio-, Video- und Chatdaten, Umfrageantworten, Formularangaben, Nutzungsdaten, Geräteinformationen sowie Protokoll- und Diagnosedaten bearbeitet werden.

17. Schulverwaltung und Lernplattformen

Für die Organisation, Durchführung und Dokumentation unseres Schul- und Kursbetriebs nutzen wir Schulverwaltungs- und Lernmanagementsysteme. Diese unterstützen uns insbesondere bei der Kursorganisation, der Verwaltung von Klassen und Stundenplänen, der Bereitstellung digitaler Lerninhalte, der Aufgabenverwaltung, der Kommunikation, der Leistungsdokumentation, der Beurteilung sowie beim Reporting.
Dazu gehören insbesondere NEO LMS, All4Schools, Bromcom und ManageBac.
Dabei können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Benutzerkonten, Schüler-, Eltern- und Mitarbeitendendaten, Klassen-, Kurs- und Stundenplandaten, Lerninhalte, Aufgaben, Leistungs-, Bewertungs- und Absenzdaten, Kommunikationsdaten, Dokumente, Geräte- und Nutzungsdaten, IP-Adressen sowie Protokolldaten bearbeitet werden.

18. Prüfungsadministration und Prüfungsanbieter

Für die Anmeldung, Organisation, Durchführung, Auswertung und Dokumentation von Prüfungen sowie für die Ausstellung von Ergebnissen, Nachweisen und Zertifikaten arbeiten wir mit verschiedenen Prüfungsboards, Prüfungsanbietern und zuständigen Behörden zusammen.
Dazu gehören insbesondere Cambridge International, fide, der Grundkenntnistest des Kantons Zürich, der Kantonale Deutschtest im Einbürgerungsverfahren des Kantons Zürich, Pearson Edexcel und telc.
Je nach Prüfung können insbesondere Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Kandidaten- und Prüfungsdaten, Identifikationsdaten, Sprachstandsinformationen, Prüfungsresultate, Zertifikatsdaten sowie prüfungsbezogene Kommunikations- und Verwaltungsdaten bearbeitet und an die zuständigen Prüfungsanbieter oder Behörden übermittelt werden.

19. Website, Analyse, Online-Marketing und eingebundene Dienste

Auf unseren Websites und in unseren digitalen Angeboten setzen wir verschiedene Dienste ein, um die Nutzung unserer Websites zu analysieren, unsere Angebote zu optimieren, Online-Kampagnen zu messen, relevante Inhalte anzuzeigen, Videos und Karten einzubinden sowie Formulare vor automatisierten Zugriffen zu schützen.
Dazu gehören insbesondere Google Analytics, Google Ads einschliesslich Conversion Tracking und Remarketing, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, YouTube, Google Maps, Google reCAPTCHA und Google Fonts.
Dabei können insbesondere IP-Adressen, Geräte- und Browserinformationen, Nutzungsverhalten, Seitenaufrufe, Verweildauer, Referrer-URLs, Zeitstempel, Cookie-IDs, Interaktionsdaten, Informationen über Werbekontakte und Conversions, Standort- bzw. Näherungsdaten sowie Angaben zur Nutzung eingebundener Videos, Karten oder Formulare bearbeitet werden.
Bei der Nutzung solcher Dienste können Daten an Anbieter wie Google, Meta oder LinkedIn übermittelt werden. Diese Anbieter können Daten teilweise auch zu eigenen Zwecken bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter.

20. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, bearbeiten wir die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Dazu gehören insbesondere Personalien und Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome und Motivationsschreiben, Angaben zu Ausbildung, Qualifikationen und Berufserfahrung, Korrespondenz im Rahmen des Bewerbungsverfahrens sowie gegebenenfalls Referenzauskünfte, sofern Sie dem zugestimmt haben oder dies anderweitig zulässig ist.
Wir bearbeiten diese Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, zur Beurteilung Ihrer Eignung und zur Besetzung von Stellen.
Falls wir Ihre Bewerbung nach Abschluss des Verfahrens für eine spätere Berücksichtigung aufbewahren möchten, holen wir dafür gegebenenfalls Ihre Einwilligung ein. Ansonsten löschen wir Ihre Bewerbungsdaten nach 9 Monaten, unter Vorbehalt Ihres Namens und des Datums Ihrer Bewerbung.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, wenn wir Datenbearbeitungen ändern, neue Leistungen einführen oder sich die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: Juni 2026